Tips & Tricks - Hoe van op afstand samenwerken met je team

Zorg voor elkaar

• Start de dag met een teamvergadering, bijvoorbeeld via Skype of Teams, en wissel nieuwtjes uit met je collega’s. Vorm je een beeld van ieders situatie en vraag hoe iedereen zich voelt, vóór je overgaat tot de orde van de dag.
• Vraag ook geregeld of je collega’s geen technische of andere problemen hebben die hen beletten om van thuis uit te werken, en ga waar nodig samen met hen op zoek naar een oplossing.
• Let op een gezonde work-life balance en zorg ervoor dat niemand overwerkt geraakt.
• Moedig je collega’s aan om elke dag lunchpauze te nemen. Probeer eens virtueel samen te lunchen? Ook andere korte pauzes tussendoor zijn belangrijk: eventjes gaan wandelen als de werkdag en de omstandigheden het toelaten.
• Communiceer overdag regelmatig met je team via Teams of Whatsapp. Een tip: wens hen op het einde van de werkdag een prettige avond toe. Zo vergeten ze zeker hun laptop niet op tijd af te sluiten.

Goede afspraken, vlotte samenwerking

• Maak samen met je team duidelijke afspraken, uit je verwachtingen en volg deadlines op
• Bepaalde leden van het team hebben wellicht kinderen en kunnen dus niet de hele dag achter hun bureau zitten. Hou rekening met hun werkuren en met de tijdstippen waarop ze te bereiken zijn. En uiteraard mag dit het teamwork niet in de weg staan.
• Baken duidelijk de vorm en de kanalen af voor de communicatie met het team.
• Bij elke instructie die je geeft of actie die je onderneemt bij het managen van je team stel je je bij voorkeur de volgende vragen:
• Hoe draagt dit bij tot de productiviteit van mijn team?
• Ben ik nagegaan of dit haalbaar is voor mijn teamleden?

Kom samen afspraken na

• Wees zeker bereikbaar en maak tijd vrij voor individuele gesprekken.
• Zorg ervoor dat je teams zich engageren voor opdrachten en deadlines.
• Raad het gebruik aan van Microsoft To-Do (menu Start > Microsoft Store > To-Do). Dat helpt om de opdrachten van dag tot dag bij te houden. De tool integreert ook de herinneringen uit Outlook, Planner, enz.
• Moedig je team aan om zo veel mogelijk gebruik te maken van video-oproepen.  

We zijn ervan overtuigd dat deze periode, hoe ongewoon ook, voor iedereen een kans is om bij te leren.