Wanneer moet men een factuur opstellen?

Veel zelfstandigen staan er misschien niet bij stil, toch moeten zij op bepaalde elementen letten. Maar ook voor de klant kan de informatie die volgt, nuttig zijn.

Wat?

De factuur is eigenlijk een officiële uitnodiging om te betalen. Ze maakt het de klant ook mogelijk te controleren of er geen vergissing is bij de berekening en of bijvoorbeeld het bestek juist gerespecteerd werd. De originele factuur is een aankoopbewijs en dient als de basis voor de aftrekbaarheid en voor eventuele gerechtelijke stappen; ze is ook verplicht als de opsteller btw-belastingplichtig is.

In welke gevallen?

Het opstellen van een factuur is verplicht indien het gaat om de betaling van prestaties voor beroepsdoeleinden. Gaat het om privégebruik, dan is de factuur verplicht wanneer het voorzien is in het kader van de btw-wetgeving (in een groothandel, in de bouwsector, bij een garagist (indien de som hoger ligt dan 152 EUR btwi), ...). In sommige gevallen is een vereenvoudigde factuur mogelijk voor de ondernemingen die hiervoor de toelating gekregen hebben. Ook hiermee kunnen zij de btw dan recupereren. In deze gevallen mag een handelaar of een dienstverlenend(e) bedrijf/persoon geen factuur weigeren. Let op: gaat het echter om een geval waarbij geen factuur verplicht is, dan mogen (redelijke) factureringskosten aangerekend worden. Een factuur is niet verplicht voor de persoon die uitsluitend goederen of diensten levert die vrijgesteld zijn van de btw. In dit geval geldt dus ook geen recht op aftrek van de btw.

Op welk ogenblik?

Normaal gezien moet de factuur opgesteld worden op de dag zelf van de prestatie of van de verkoop. Een facturering voor of na de prestatie is mogelijk wanneer het contractueel voorzien is of wanneer het gaat om opeenvolgende leveringen of prestaties. Voor de btw-administratie moet de factuur in elk geval uitgereikt worden binnen de vijf werkdagen die volgen op de maand waarin de btw opeisbaar wordt, dus binnen de vijf werkdagen die volgen op de maand van de prestatie of levering. Indien een factuur laattijdig opgesteld wordt, kan dit zelfs een boete van 50 EUR per laattijdige factuur meebrengen. Zo wil de btw-administratie vermijden dat het betalen van de btw uitgesteld wordt. Indien de btw echter betaald werd, kan deze boete verminderd worden.

In geval van betwisting

Indien er geen betwisting is van de factuur door de klant, heeft een laattijdige factuur zelden gevolgen. Maar indien de klant niet akkoord gaat, zal een laattijdige facturering - indien de zaak eventueel voor de rechter komt - zeker in het nadeel spelen van de opsteller van de factuur.

De handelaar of de dienstverlenende persoon zal er dus alle belang bij hebben, niet te lang te wachten met het opstellen van zijn facturen. Zo zal hij niet alleen in orde zijn met de btw, ... hij zal ook sneller betaald worden. En wie wordt er niet graag snel betaald?