Welke kosten kan een zelfstandige in bijberoep aftrekken?

Een zelfstandige in bijberoep kan dus, zoals we zagen, heel wat kosten hebben. Het goede nieuws is nu dat hij, zoals zijn collega in hoofdberoep, deze kosten eveneens van zijn inkomens kan aftrekken.

Werkelijke en redelijke beroepskosten
Voor de zelfstandige in bijberoep gelden dezelfde principes als voor de zelfstandige in hoofdberoep. Komen in aanmerking, alle "zakelijke" kosten die, binnen redelijke grenzen, nodig zijn voor de uitoefening van het (bij)beroep en die rechtstreeks betrekking hebben op de activiteit. Het moet gaan om uitgaven die nodig, ja zelfs, onontbeerlijk zijn voor het verwerven van de inkomens die belastbaar zijn. Dit is eveneens het geval voor het behouden van deze inkomsten. Zo komen ook investeringen, herstellingen, reclame, enz. in aanmerking.

Bewijsbare kosten
Het moet gaan om werkelijke kosten die daadwerkelijk betaald zijn en die met de nodige documenten (facturen) kunnen bewezen worden. De beginnende zelfstandige moet echt de gewoonte aanleren om een bewijs te vragen van alle kosten die betrekking hebben op zijn activiteit. De facturen moeten natuurlijk betrekking hebben op de belastbare periode, d.i. de periode van de inkomsten.

Er bestaat hierop wel een uitzondering: in sommige gevallen zullen de kosten niet ineens in één jaar afgetrokken worden, maar over een periode van meerdere jaren gespreid worden en aftrekbaar zijn. Je moet dus een onderscheid maken tussen de kosten die je volledig mag aftrekken in het jaar waarin ze gemaakt werden en kosten waarvan je de aftrek over een aantal jaren moet spreiden.

Een zekere vrijheid
De belastingdienst zal de aftrekbaarheid van een uitgave beoordelen in functie van het motief van de aankoop. Als ondernemer heb je in principe een zekere vrijheid, als je de uitgave maar kunt verantwoorden.  De kosten moeten ook in verhouding staan tot de activiteit. Een hoge kost die slechts weinig bijdraagt tot je activiteit of die buitensporig is ten opzichte van het nut voor je activiteit, kan bijgevolg door de belastingdiensten geweigerd worden. Het is allemaal een kwestie van redelijkheid.

Enkele voorbeelden
We geven hier een (niet-exhaustieve!) lijst van kosten die in aanmerking komen voor een aftrek. Er is geen probleem voor het aftrekken van kosten voor:

  • administratie
  • advies
  • bank
  • boekhouding
  • drukwerk
  • kantoorartikelen en -ruimtes
  • reclame
  • representatie (opgelet, niet overdrijven met representatiekosten!)
  • soft- en hardware
  • telefonie
  • vakliteratuur
  • vervoer
  • verzekeringen
  • wagen
  • werkkleding (met een grote beperking: onontbeerlijk, alleen geschikt voor het werk en... met het logo van het bedrijf!)

Andere kosten zijn ook mogelijk, wanneer ze logisch te verantwoorden en redelijk zijn.

We hebben dus gezien volgens welke principes een zelfstandige (in bijberoep) beroepskosten kan aftrekken. We moeten echter nog twee bijzondere gevallen onderzoeken.