Wat zijn mijn administratieve verplichtingen na de oprichting?

Het is zover. U hebt alle administratieve hindernissen genomen en u bent nu klaar om met uw activiteit te starten. U kunt zich nu eindelijk volledig toeleggen op uw bezigheid. Let echter op, ook tijdens uw activiteit zijn er een aantal formaliteiten die u niet mag nalaten. Wees gerust, zowel uw boekhouder als uw sociaalverzekeringsfonds zullen u aan deze verplichtingen herinneren. Uiteindelijk betaalt u ze hiervoor.

1. Dien uw btw-aangifte in en betaal uw btw
Dit zal, in functie van uw zakencijfer, maandelijks of trimestrieel gebeuren. Indien u met een boekhouder werkt, dan moet u er gewoon aan denken om op tijd al uw binnenkomende en uitgaande facturen bij hem binnen te brengen. Hij zorgt dan voor de rest en zal u zeggen hoeveel u moet betalen, en wanneer.

Indien het omzetcijfer van uw onderneming niet hoger ligt dan 2.500.000 EUR (excl. btw) - wat hoogstwaarschijnlijk het geval is - dan kiest u voor driemaandelijkse aangiften. In dat geval moet u uiterlijk de 20ste van de 2de en de 3de maand van het kwartaal een voorafbetaling doen gelijk aan een derde van de verschuldigde btw van het vorige trimester.

2. Sociale bijdragen betalen op kwartaalbasis
Als zelfstandige moet u sociale bijdragen betalen aan een sociaal verzekeringsfonds. Dit geldt ook voor de gepensioneerde die een zelfstandige activiteit heeft.  De sociale bijdragen moeten ten laatste op de laatste dag van het trimester op de rekening van het sociaalverzekeringsfonds staan.

Vroeger werden deze bijdragen vroeger berekend op basis van het belastbaar jaarinkomen als zelfstandige van drie jaar daarvoor. Dat zijn alle inkomsten die u over een volledig jaar had, na aftrek van alle kosten die u hebt gemaakt.

Nu gebeurt dit op basis van de inkomsten van het jaar zelf. In feite gebruikt het sociaalverzekeringsfonds nog altijd de geïndexeerde inkomsten van drie jaar terug voor de opstelling van de voorlopige bijdragen, maar de zelfstandige kan - in functie van zijn inkomsten van het jaar - meer of minder betalen. Zodra de fiscale administratie de definitieve beroepsinkomsten van het jaar kent, zal het sociaalverzekeringsfonds de eindafrekening van de sociale bijdragen opstellen.

Wanneer u begint, zal een forfaitaire minimumbijdrage gevraagd worden, of een bijdrage op de geschatte inkomsten.

3. (Vooraf)betaling van de personenbelasting en van de vennootschapsbelasting
De voorafbetalingen zijn verschillend naargelang de aard van de belastingplichtige, dit stelsel werkt dus niet op dezelfde manier voor de natuurlijke personen, de zelfstandigen en de vennootschappen.

Natuurlijke personen 

Enkel natuurlijke personen die nog effectief belastingen betalen hebben recht op een bonificatie, d.w.z. een belastingvermindering. Interessant om te weten: ook zelfstandigen die zich pas hebben gevestigd, kunnen een bonificatie krijgen.

Het is in elk geval belangrijk dat deze voorafbetalingen op tijd en op de juiste manier gebeuren. De website van de FOD Financiën geeft hierover alle nuttige details.

Vennootschappen

Voor vennootschappen - met uitzondering van ondernemingen die op basis van artikel 15 van het Wetboek van Vennootschappen beschouwd worden als kleine ondernemingen - zal de voorafbetaling van de vennootschapsbelasting vermijden dat zij een belastingvermeerdering krijgen.

De basis voor de berekening van de vermeerdering is gelijk aan 103% van de belasting verschuldigd op de inkomsten die vatbaar zijn voor vermeerdering en het tarief is gelijk aan 1,125 %.  In elk geval zal uw boekhouder juist kunnen berekenen wat u (eventueel) vooraf moet betalen.

4. Dien uw jaarrekeningen in
De meeste Belgische ondernemingen waarvan de verantwoordelijkheid van de aandeelhouders of vennoten beperkt is tot hun inbreng, evenals sommige andere ondernemingen, moeten jaarlijks hun jaarrekening en/of hun geconsolideerde jaarrekening bij de Balanscentrale van de Nationale Bank neerleggen. Ook in deze materie heeft de boekhouder van uw vennootschap zeker de nodige ervaring.