Dankzij meer focus, leuker en beter werken in 2018

In een wereld waarin alles almaar sneller moet en we continu verbonden zijn, is gefocust en productief zijn een echte uitdaging. Hoe blijf je grip houden op je werk? 

Uit een Amerikaans onderzoek blijkt dat sommigen tot 5000 keer per dag hun smartphone swipen, op zoek naar de nieuwste e-mail of de laatste facebook-post. Ben jij ook iemand die snel nog even moet whatsappen met een groepje vrienden voor je aan de slag gaat? 

Time management

Het is inderdaad niet eenvoudig om te weerstaan aan de lokroep van de sociale media. Ze zijn trouwens zo gemaakt dat je er, net als bij drugs, telkens weer naar teruggrijpt en er dus langer vertoeft dan je oorspronkelijk van plan was. Grip op je werk krijgen én houden is daarom tegenwoordig verre van eenvoudig. De overvloed aan free e-books die je een grotere productiviteit en beter timemanagement beloven is dan ook niet verwonderlijk. Een nog altijd populaire timemanagementstechniek is de Pomodoro-techniek, ontwikkeld eind jaren tachtig door Francesco Cirillo. Ze dankt haar naam aan de door hem gebruikte kookwekker in de vorm van een tomaat. Het basisidee is dat je eerst een planning opmaakt van de taken die je wil uitvoeren en hoeveel ‘pomodoro’s, dit zijn periodes van 25 minuten gefocust werken, ze vereisen. Zo gauw je aan je taak begint, zorg je ervoor dat je alle stoorzenders (sociale media, telefoon enz.) buitensluit. Na elke pomodoro neem je drie minuten pauze, na vier pomodoro‘s mag je 15 à 30 minuten pauzeren. Op die manier organiseer je niet alleen beter je werk, maar hou je bovendien meer vrije tijd over.

Goed begonnen is …

We kennen het spreekwoord, maar het blijkt ook op te gaan voor onze werkdag. Hetgeen je het eerste uur van de dag doet, bepaalt namelijk hoe productief en creatief je de rest van de dag zal zijn. Niet onbelangrijk om te weten dus. Houd je je de eerste uren van de dag bezig met facebook en je e-mails te checken, dan verdoe je meteen een deel van je energie. En dat is zonde, want ’s morgens heb je net de meeste energie. Begin je dag dus met belangrijke taken, wat dat voor jou ook mag betekenen, en doe de minder belangrijke tussen twee afgewerkte jobs.

Weg met onproductieve gewoontes

Zet zeker de notificaties uit die je laten weten dat er nieuwe berichten zijn, je zal vanzelf minder geneigd zijn naar je telefoon te grijpen. Of zet hem op stil. Meer tips vind je in het boek ‘Mijn inbox is vol’ van Luc Chalmet.

Stop met jezelf op te jagen en ga niet uit van veronderstellingen. Bedoelt je klant met “dringend” vandaag of is het even goed om die taak morgen af te leveren. Maak duidelijke afspraken, neem niet meer hooi op je vork dan je kan en bespaar jezelf een hoop stress.

Las pauzes in, je bent echt niet productief als je uren na elkaar achter de computer zit en je schouders krijgen het zwaar te verduren. Haal een frisse neus of ga sporten tijdens de middag en je kan er weer tegenaan met vernieuwde energie.

Multitasking nefast voor je brein

Stop met twee of meer dingen tegelijk te doen. Ons brein is er helemaal niet op voorzien, waardoor het veel energie vraagt. Bovendien wijzen studies uit dat de heavy multitaskers onder ons een slechter geheugen hebben en minder goed dingen onthouden. Als je gedachteloos je sleutels ergens hebt gelegd, geef je je brein geen kans het zich te herinneren.

Focus, focus, focus

Er is dus maar een middel: focus. Bezig zijn met die ene taak waar je op dat moment aan werkt, want het kost je veel tijd om je terug helemaal te concentreren na een onderbreking voor een e-mail of facebookpost.

Probeer bijvoorbeeld om ’s avonds als je klaar bent met werken, te kijken wat je prioriteit is voor de volgende dag. Je zit op dat moment immers nog volop in je werk en hebt een goed overzicht. Bovendien hoef je dan ’s morgens niet na te denken waar je mee moet beginnen en kan je meteen aan de slag.

Maak er een gewoonte van om een taak die maar luttele minuten vergt, zoals een telefoontje of kort een e-mail beantwoorden, onmiddellijk te doen, want dat vraagt minder energie dan ze in je hoofd bij te houden. Maar doe ze niet de hele dag door. Heb je zo’n kleinere taken, groepeer ze dan zo veel mogelijk en je bent in een kwartier klaar. Zo vermijd je bovendien een ellenlange to-dolijst.

Discipline

Geraak je toch afgeleid, ben je te moe of heb je geen inspiratie? Misschien is het niet het juiste moment voor de taak waar je op dat moment aan werkt, wissel even af met iets anders en herbegin later met een nieuwe blik. Gefocust en productiever werken lukt niet van de ene op de andere dag, gun jezelf de tijd om het te leren en leg de nodige werkdiscipline aan de dag. Als dat geen goed voornemen is.